Fonctions

ATTACHE D’ADMINISTRATION HOSPITALIERE en charge des services économiques et logistiques (H/F) à 100% à pourvoir à compter du 30/09/2024 par mutation ou dans le cadre d’un contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelables

MISSIONS PRINCIPALES :

L’AAH encadre, sous l’autorité de la Direction :

1 – un secteur administratif (3 agents) qui gère la politique d’achat et d’approvisionnement de la RDAS pour les denrées alimentaires, les produits et fournitures hôtelières, l’usage unique, le parc automobile, les fournitures de bureau, les énergies, les examens de laboratoires, radiologie, les consultations spécialisées, les prestations de nettoyage extérieur, les prestations de blanchissage extérieur, la gestion des déchets, les fournitures ateliers des services techniques, les abonnements

2 – le service Cuisine : 10 agents dont un responsable cuisine

3 – le service intérieur : 5 agents dont un responsable Service intérieur/blanchisserie

4 – le service Blanchisserie : 9 agents

5 – la coiffure : 1 agent

6 – la Diététicienne : 1 agent

L’AAH, en tant que membre du Comité de Direction, participe à l’orientation stratégique de l’établissement et à la mise en oeuvre de la politique institutionnelle. Il participe aux astreintes administratives de l’établissement.

PROFIL RECHERCHE :

– DIPLOMES : BAC + 2 (compétences marchés publics, comptabilité et management des organisations)
– Expérience en établissement médico-social ou hospitalier souhaitée

ACTIVITES :

– Gestion des marchés publics : centraliser les consultations à réaliser dans l’année (objet, périodes, dates de publicité…) avec la mise en place des échéanciers, des procédures, le suivi de l’évolution financière des marchés, le suivi de l’évolution juridique, du code de la commande publique – Mettre en œuvre les consultations des entreprises et fournisseurs en liaison avec les agents en charge de secteurs spécifiques ( recensement des besoins, contact éventuel avec les fournisseurs pour mieux appréhender les marchés , élaboration et rédaction des documents officiels (Règlement de consultation, Cahier des Clauses Administratives, Cahier des Clauses Particulières ou Cahier des Clauses Techniques Particulières), Mise en ligne des différentes procédures (plateforme informatique, journaux officiels),- Ouverture des plis en cas de dématérialisation des offres, élaboration des tableaux de synthèse des offres et rédaction des rapports de présentation (choix)…, supervision de la rédaction des courriers (offre non retenue, attribution provisoire, notification des marchés, fiche de recensement, bordereau d’envoi à la Trésorerie), veiller à la régularité des procédures mises en œuvre au niveau de la DSEL et notamment la bonne application du décret du 12 décembre 2019 relatif à la commande publique.

– Suivi budgétaire (4 budgets distincts) en corrélant les dépenses, le budget, les historiques de consommations, la régularité comptable des opérations- Préparer en liaison avec les responsables des services d’hébergement des 2 sites, les services logistiques et techniques, les programmes d’investissements annuels et suivi annuel de la mise en œuvre – Participation à l’élaboration du RIA et aux documents relatifs à l’EPRD – Assurer les relations techniques avec les services logistiques (Cuisine, Magasin, Blanchisserie) notamment en ce qui concerne les activités comptables, la gestion des stocks, la politique d’achats.

– Organiser la vie et le fonctionnement du service : Validation des plannings de congés annuels, valider le plan de formation de la Direction des Services Eco et Logistiques, participer avec les membres de la Direction à l’élaboration des projets de service et à leur mise en œuvre, développer les relations avec les autres services concernés par les marchés (Pharmacie, services techniques…), avec les services utilisateurs et les autres établissements médico-sociaux ou hospitaliers, animer et organiser les réunions ( commission des repas, commission logistique) et les groupes de travail, participer en lien avec les ressources humaines au recrutement des remplaçants d’été ou en cas d’absence prolongée dans un service logistique

– Réalisation d’étude d’organisation en lien avec le service Qualité dans les secteurs relevant de sa compétence

– Participation aux gardes administratives

– Participation à des cellules de crise (COVID-19…)

– Participation au projet d’établissement

– Gestionnaire thématique de risques dans ses domaines de compétence (analyse des fiches d’évènements indésirables, participation à l’évaluation des risques de l’établissement et participation à la veille documentaire)

– Participation à l’accueil des nouveaux arrivants via des réunions de présentation des services et des modalités de fonctionnement.

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances théoriques : Compétence en comptabilité générale et analytique / Connaitre la règlementation dans le cadre des marchés publics et suivre son évolution / Connaissance du secteur médico-social et hospitalier français / Politique des achats-logistiques

Savoir-faire : Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) / Utilisation des outils règlementaires spécifiques aux achats / Conception, formalisation et adaptation des procédures, protocoles, modes opératoires et consignes relatives à son domaine d’activité / Identification, analyse, priorisation et synthèse des informations relevant de son domaine d’activité / Rendre compte à ses supérieurs hiérarchiques du suivi de ses activités Capacité rédactionnelle, d’analyse et de synthèse / Capacité à prioriser ses tâches / Capacité à manager 25 personnes

Savoir être : Capacités d’adaptation : esprit d’initiative, disponibilité, ouverture d’esprit / Capacités à travailler en équipe : fiabilité et sens de la communication / Rigueur et méthode / Sens des responsabilités / Sens de l’organisation / Savoir être diplomate dans la gestion des conflits / Réactivité dans les situations d’urgence / Etre force de propositions / Capacité d’écoute